Начальник Производства
Н
 
     
 

Офисные программы

Когда весь учет ведется силами одного человека, особых проблем с Excel не возникает. На деле учет ведется несколькими сотрудниками, и тогда они сталкиваются со следующим ограничением: если один пользователь открыл какой-либо файл, то другие пользователи не смогут внести в него изменения.

То есть, если начальник производства открыл файл склада, чтобы проверить наличие необходимых материалов, то снабженец, открывший тот же файл после него, не сможет внести поступление. Если же начальник производства откроет файл склада после снабженца, то он не будет в курсе последних изменений, до тех пор, пока не закроет файл и не откроет его заново. К тому же, если компьютер, на котором находится файл склада выключен или перезагружается, то доступа к нему нет. В итоге, все начинают создавать на своих компьютерах локальные копии общих файлов. Хотя теоретически изменения должны вноситься только в общие файлы, на практике они часто вначале вносятся в локальные копии (потому что сейчас не открыть общий на запись, или по ошибке). Как следствие возникает потребность постоянно сводить содержимое всех файлов воедино. Отсюда путаница, ошибки, потери и т.д.

К тому же Excel не приспособлен к работе с данными, имеющими сложную структуру, например, с многоуровневыми сборками. Программирование сводных таблиц на основе данных из разных источников (например, производства, склада и прайса) очень трудоёмко, а время выполнения вычислений порой наводит на мысль "а не сходить ли заварить чаю". А если вы поменяете даже всего одну ячейку в вашей сводке, то расчет начнется заново.

Excel и подобные ему средства создают иллюзию того, что с их помощью можно записать и посчитать все что угодно. Но на деле чем больше новых таблиц и связей между ними – тем сложнее в них работать, тем больше в них содержится ошибок и тем медленнее они работают (на больших таблицах с большим количеством связей простои по паре минут после каждого действия - это норма). В итоге, намучавшись со всем этим, предприятие встает перед проблемой перехода на некое специализированное программное обеспечение.

Замечание. В вопросе ведения учета можно держать и иной позиции, состоящей в том, чтобы записывать мало информации. Тогда файлов будет мало, "тормозить" они не будут. Но при этом Вам придется всё держать в голове, а решения принимать "на глаз". Но именно такой стиль управления и ведет ко всем тем проблемам, которые были описаны нами в первой части. К нашему сожалению, именно такую ситуацию мы и наблюдаем на большинстве малых, средних и крупных российских предприятий.